Эффективный секретарь
Личный ассистент, секретарь в организации и малом бизнесе – это специалист, который разбирается в делах руководителя, использует методы организации времени (тайм-менеджмента), осуществляет административную и поддерживает операционную составляющую бизнеса, разрабатывает корректную документацию и управляет документооборотом, занимается организацией событий дня руководителя (например, совещания) и решает насущные и рутинные вопросы, включая прием посетителей, а также обеспечивает рабочую обстановку в офисе. Если личный ассистент, секретарь успешно справляется со своими обязанностями, то руководитель может заниматься стратегией развития компании и весь офис функционирует как отлаженный механизм.
Для кого: для секретарей, ассистентов, сотрудников, планирующих занять должность личного ассистента, секретаря.
В результате тренинга вы:
• Освоите пошаговое планирование дня личного секретаря.
• Отработаете основные навыки личного ассистента: деловая коммуникация, управление временем, приоретезация и др.
• Распланируете свою работу и усилите свою эффективность
• Получите методы управления собой в стрессе.
Цели тренинга:
• Изучить основы секретарского дела.
• Спланировать свой рабочий день с учетом методов организации времени.
• Отработать техники деловой коммуникации.
• Усилить умения работы в стрессе
Все обучающие модули могут рассматриваться в контексте ситуаций, с которыми сталкиваются участники в своей рабочей деятельности.
Методы тренинга: мини-презентация, интерактивная мини-лекция, групповая дискуссия, работа в малых группах, ролевая игра, отработка инструмента, деловая игра, решение кейсов, разминка-энерджайзер.
Содержание тренинга:
1. Содержание работы личного ассистента, секретаря
• Основы профессии ассистента. Цели, функционал, результативность, развитие
• Место позиции ассистента в сети рабочих процессов, создающих ценность
• Самые значимые навыки и активности секретаря
• Профессиональные и личные характеристики секретаря
• Ключевые факторы результативности
• Практика: ваши ключевые факторы результативности
2. Как ассистенту спланировать и организовать работу.
• Ежедневные и еженедельные рабочие задачи ассистента
• Расстановка приоритетов: правило Парето, КФУ и др.
• Практика: расстановка приоритетов.
• Краткосрочное и долгосрочное планирование задач
• Правила планирования задач на каждый день
• Smart-планировщик ежедневных дел
• Практика: Smart-планировщик ежедневных дел
• Виды задач: «жесткие», «гибкие» и др.
• Ресурсы: время, средства, силы и др. Преодоление хронофагов
• Приемы результативного использования времени
3. Успешное взаимодействие секретаря и руководителя.
• Умение быть «на одной волне».
• Этика и субординация.
• Формирование расписания, приоритетов, правил (в том числе, негласных).
• Практика: расписание, приоритеты, правила
• Точки контроля. Точки роста.
• Алгоритм организации успешных поездок.
• Клиенториентированность: поддержка контактов руководителя.
4. Эффективная коммуникация. Прием посетителей
• Регламент приема посетителей. Типология посетителей.
• Основные правила и методы деловой коммуникации
• Трудные коммуникативные ситуации и пути их преодоления
• Эффективные стратегии поведения и коммуникативные стили в соответствии с актуальными типами собеседников (коллег, посетителей)
• Практика: стратегии поведения с актуальными типами собеседников
• Вербальные конструкции делового диалога
• Технологии передачи и получения информации
• Методы убеждения
• Техники корректного отказа и другие конструкции ассертивности
• Практика: методы убеждения и ассертивности
• Особенности телефонных переговоров: исходящие и входящие звонки
• Письменная бизнес-коммуникация
• Приемы деловой этики
• Практика: письменная бизнес-коммуникация
• Карта деловых контактов секретаря
• Цели и задачи коммуникации секретаря
• Как развивать компетенции коммуникации с различными типами деловых собеседников: начальник, менеджеры, внешние клиенты (по карте деловых контактов секретаря).
5. Работа в трудных ситуациях
• Причины и виды конфликтных ситуаций
• Сценарии поведения в трудных ситуациях
• Методы диагностики, предупреждения и утилизации конфликтных ситуаций
• Работа с жалобами и претензиями
• Типы и причины претензий
• Алгоритм работы с письменными и вербальными жалобами
• Практика: работа с жалобами и претензиями
• Техники уверенного реагирования на критику, агрессию, манипуляции
• Правила позитивного мышления
• Управление эмоциональным состоянием собеседника. Способы снятия агрессии собеседника и создание конструктивного настроя
• Практика: управление эмоциональным состоянием собеседника
5. Снижение эмоционального накала в стрессовых ситуациях в условиях многозадачности
• Причины эмоционального накала. Стресс и дистресс по Г.Селье
• Управление своим внутренним состояниями и реакциями в стрессовой ситуации
• Тактические методы. Стратегические методы: устранение причин стрессовых ситуаций
• Учет индивидуальных биоритмов
• Правила снижения эмоционального накала и вхождения в ресурсное состояние